NUMÉRO 43 – JANVIER 2022
ROSE-HÉLÈNE BESSOL
DPX ARCHIVAGE ET GESTION DOCUMENTAIRE AU CLUSTER INGÉNIERIE NORD À HELLEMMES
CLUSTER INGÉNIERIE NORD HELLEMMES”
« La mémoire vive du Matériel »
Rose-Hélène « en brasse » de la paperasse, et pas des moindres ! DPX Archivage et Gestion documentaire au Cluster Ingénierie Nord (CIN), elle recense, garde en sécurité tous les documents, papiers ou digitalisés, utiles au Technicentre Industriel d’Hellemmes, les maintient à jour et les diffuse. Une documentation claire et organisée garantit en effet de retrouver facilement et très rapidement toutes les informations nécessaires. Ce métier singulier et atypique reste méconnu mais indispensable. Et si ce n’était que son unique mission… Confession à livre ouvert d’une passionnée.
Rose-Hélène se confie et raconte son métier aux multiples casquettes. Maintenir à jour la gigantesque bibliothèque de documents nécessaires au Technicentre Industriel d’Hellemmes dans l’exercice de ses missions est sa fonction principale (GEDOC comme on dit), composante essentielle de l’ExOP. Les documents sont le cœur de la maintenance SNCF, sans eux, la production ne peut se faire. Avec son équipe de 14 personnes, elle veille à ce que les documents dictant les règles soient à jour et transmis à ceux qui en ont besoin au sein du TI d’Hellemmes ou de la Direction de l’Ingénierie du Matériel. Une condition sine qua none pour réaliser la maintenance en toute sécurité et éviter ainsi tout risque d’accident. « Ma mission est de m’assurer que les bonnes personnes ont les bons documents au bon moment ». Rose-Hélène réfléchit à des solutions d’aide simples, dynamiques, pour gérer cette multitude de documents. À ce titre, le projet GDDOC et le projet R’DIGIT (actuellement en tests pour être proposé aux Etablissements courant 2023) sont des exemples de simplification de ce métier. C’est d’ailleurs grâce à ses compétences dans le domaine, qu’elle a pu former la GNDM (Gérance Nationale de la Documentation de Maintenance) au nouvel outil GDDOC et participer à la standardisation de la distribution des documents écrits par l’Ingénierie vers tous les Etablissements de maintenance !
Pour compléter le tableau, Rose-Hélène est également correspondante archives. Conformément aux règles d’archivage, elle récupère et classe les traçabilités tels les plans de contrôle, les états rame et tout autre document dont l’archivage est obligatoire, les productions documentaires, les photos, les dessins techniques…afin de les rendre accessibles facilement en cas de questions mais aussi afin de les exploiter dans le cadre de recherches archivistiques.
Elle ajoute une autre corde à son arc avec la gestion des Données Techniques (GDT) dont le but est de classer, inventorier et archiver les dessins techniques. Dès la circulation d’un nouveau matériel, il faut impérativement obtenir toute la documentation associée afin d’établir leurs règles d’entretien.
Crédit photo – SNCF
Les évolutions de ce patrimoine sont archivées par l’équipe de Rose-Hélène dans les règles de l’art : (DOCMAT – (Documents du Matériel) qui bientôt cèdera sa place à PDM (Product Data Management), et à RNAS (Référentiel National des Articles Symbolisés) pour le référencement des pièces.
Enfin, dernière de ses casquettes et pas des moindres, elle est la référente SC DATA (Sécurité et Conformité des Données). Elle est en charge de vérifier la pertinence des demandes reçues afin de ne fournir l’information que si elle est certaine du commanditaire et du respect des règles de protection des données. « Notre savoir, nos documents, nos dessins etc, sont convoités, il est indispensable de les protéger ».
Séquence nostalgie, ces 2 dernières années, avec l’aide d’un archiviste diplômé en prestation pour le TI d’Hellemmes, ils ont retracé toute l’histoire du TI. Un livre émouvant et passionnant de 180 pages qui retrace l’histoire de l’établissement, et intègre les souvenirs et témoignages des anciens collaborateurs et les documents archivés « d’Antan ». Pour Rose-Hélène « à la ville comme à la scène », la conjugaison de l’humain et du partage à travers les décennies est un état d’esprit.
Le parcours de Rose-Hélène BESSOL en 5 dates
2003
Entrée à la SNCF, DPX moteurs de traction, moteurs auxiliaires, électronique de puissance (1ère femme DPX, 23ans, issue de PSA, 1er poste… un défi relevé)
2008
Arrivée au PIM d’Hellemmes (ancienne appellation du Centre Ingénierie Nord) – expert méthodes, mise en place de la planification des projets
2016
Cadre-DPX archivage et gestion documentaire – chef de lot GDDOC au sein du projet GEQUI GDDOC
2020
Mise en place de la Gestion Documentaire pour la Direction de l’Ingénierie Matériel, standardisation des distributions des produits de sortie de l’Ingénierie, simplification de la gestion documentaire
2025
D’ici là, diplômée de l’école de coaching professionnel en 2022 au sein du CIN puis mise en place de l’Excellence Opérationnelle à tous les niveaux pour mettre en valeur les réussites de chacun et des collectifs.
3 questions à Rose-Hélène BESSOL
Qu’est-ce qui vous passionne dans votre métier ?
Réfléchir à des solutions simples répondant à la fois aux contraintes de gestion documentaire, d’archives, de sécurité et conformité des données. Travailler avec des personnes de tous horizons est très enrichissant. Les aider à rationaliser leur process grâce à l’utilisation d’un outil (GDDOC) imaginé par mon équipe est toujours très positif. Des grands projets se dessinent à l’horizon 2022 avec l’arrivée du PDM (Product Data Management dédié à l’archivage des dessins et maquettes 3D qui remplacera l’actuel « DOCMAT Lourd »). Cette migration est aussi coordonnée par mon équipe pour le CIN. C’est un enjeu fort qui nécessite un engagement.
Vous êtes « multi-casquettes ». Y’en a-t-il une que vous affectionnez particulièrement ? Et pour quelles raisons ?
J’aime à la fois la gestion documentaire et les archives. La gestion documentaire est le socle des compétences des agents du matériel. Process méconnu et souvent traité à la marge, il peut être lourd de conséquences quand il n’est pas maîtrisé (je n’ai pas connaissance du bon document > je n’applique pas les bonnes règles > ma production n’est pas en qualité >je peux engager la sécurité de nos clients). Les archives du site d’Hellemmes m’intéressent aussi particulièrement car je pense qu’il suffit parfois de connaître son passé pour mieux préparer l’avenir. Comprendre ce qui était permet de comprendre ce qui est et savoir ce qui peut/va changer. Associé aux histoires personnelles, on apprend beaucoup et tout le temps !
Quel est votre meilleur souvenir sur ce poste ?
Mon meilleur souvenir ? À la fois le projet GDDOC qui m’a fait beaucoup réfléchir, partager, rencontrer et maintenant optimiser La gestion documentaire au Matériel mais aussi la rédaction, avec l’aide de notre archiviste et d’archivistes stagiaires, d’un livre sur l’histoire du TI d’Hellemmes. Il prend forme et est dans sa dernière ligne droite avant publication… J’ai hâte ! (Démarré il y a 2 ans, vraiment écrit depuis 6 mois… 180 pages de photos pour partager nos connaissances avec les plus jeunes et les moins jeunes…).
UNE CARACTERISTIQUE, UN MOT, UN DICTON
« Les Hommes au cœur des préoccupations car ce sont eux qui font notre entreprise et écrivent son histoire.» Echange avec Jean-Michel MAILFER, ancien DET au TI d’Hellemmes (1981-1983), ayant contribué à la réorganisation de la maintenance avec une orientation humaniste à la SNCF
